Distrugere documente arhiva
Partea financiar-contabila face parte din patrimoniul fiecarei entitati comerciale si este una dintre cele mai importante. Mai mult decat atat, ea trebuie respectata conform legislatiei in vigoare. In cazul in care se incalca reglementarile legale in vigoare, se emit sanctiuni conform legii.
In primul rand, documentele financiar-contabile, trebuie arhivare si pastrate pana la data de arhivare reglementata legal. Durata de pastrare a documentelor difera in functie de natura lor, iar formatul in care sunt pastrate difera in functie de domeniul de activitate si de preferintele societatii respective. Asadar, documentele pot fi pastrate in format digital sau pe suport de hartie.
Un al doilea aspect de care trebuie sa tinem cont este cel legat de partea de distrugere documente arhiva care trebuie efectual in conditii de maxima siguranta in momentul in care documentele ajung la maturitate si expira data de pastrare.
Cum se efectueaza distrugerea de documente arhiva?
Inainte de a aborda subiectul concret de distrugere documente arhiva, trebuie sa cunoastem cateva reguli in ceea ce priveste arhivarea documentelor financiar-contabile si cum se obtine aprobarea distrugerii acestora.
Arhivele Nationale sunt reprezentate de izvoare istorice care alcatuiesc Fondul Arhivist National al Romaniei. Acestea sunt toate documentele create de catre organele de stat, organizatiile sociale publice si private, organizatiile culturale, religioase si militare, persoanele fizice autorizate, persoanele care isi desfasoara activitatea conform unei legi speciale sau chiar si persoanele fizice. Toate aceste documente sunt protejate de catre stat in conditiile legii Arhivelor Nationale iar persoanele fizice sau juridice care detin aceste documente se numesc creatori si detinatori de documente.
Creatori si detinatorii de documente sunt obligati conform legii sa raspunda de evidenta documentelor, inventarierea, pastrarea si folosirea acestora conform reglementarilor legale.
Pentru a putea elimina documentele a caror data de pastrare a expirat, trebuie obtinut un aviz de la Arhivele Nationale.
Un aspect important este acela ca arhivarea se poate realiza atat in format electronic, prin scanarea documentelor fizice, cat si pe suport de hartie ceea ce presupune arhivarea documentelor in original.
Partea de arhivare a documentelor este complexa si de cele mai multe ori, societatile comerciale apeleaza la specialisti pentru indeplinirea acestei sarcini, mai exact externalizeaza activitatea de arhivare prin contractarea unei firme de specialitate.
Procesul de ahivare a documentelor in format digital se realizeaza prin indepartarea capselor si a agrafelor metalice, dupa care se scaneaza fiecare fila. In cazul in care un document este imposibil de scanat, se trimite catre specialisti pentru restaurare. Dupa scanare, documentele sunt trimise catre unul sau mai multe servere care permite accesarea online a acestora.
In ceea ce priveste arhivarea documentelor pe suport de hartie, procesul de arhivare este mai complex iar reglementarile legale sunt foarte specifice.
In primul rand arhivarea documentelor trebuie sa fie facuta intr-un spatiu controlat, mai exact sa fie sigur pentru documentele pe suport de hartie, sa nu permita degradarea acestora. Mai mult decat atat, se cere monitorizarea spatiului pentru nu a exista posibilitatea de sustragere.
Colectare si distrugere documente hartie
De regula, societatile comerciale externalizeaza aceasta sarcina si contracteaza o firma care ofera servicii de arhivare si distrugere documente arhiva atunci cand acestea ating termenul limita de pastrare.
Un alt aspect important este legat de organizarea documentelor in momentul arhivarii.
In primul rand documentele se organizeaza in dosare care trebuie ordonate cronologic, in unele cazuri, in functie de activitatea organizatiei, dosarele se pot clasifica si alfabetic. Aceasta clasificare conform legii in vigoare este obligatorie pentru a putea fi identificate usor documentele al caror termen de pastrare a expirat.
Pentru a fi manipulate mai usor si pentru ca informatia sa fie compacta, documentele se grupeaza si se leaga in coperti de carton cu limita de 250-300 de file.
De asemenea fiecare fila din dosar trebuie numerotata in dreapta sus si numarul total al filelor care constituie dosarul trebuie scris pe coperta din spate in interior.
Pe cotorul fiecarui dosar se trec numele entitatii, numarul dosarului, anul, volumul si data de expirare, apoi dosarele se pun in cutii de carton.
Fiindca toate documentele fac parte din patrimoniul fiecarei organizatii, arhivarea acestora cat si pastrarea lor pentru o anumita durata de timp se face conform legislatiei in vigoare privind documentele financiar-contabile. Fiecare societate comerciala este obligata sa pastreze toate documentele justicative economico-financiare pana la data de expirare reglementata de lege.
In functie de natura documentelor, exista un termen de pastrare, iar atunci cand acesta este atins, informatia trebuie eliminata definitiv.
Documentele au termene diferite de pastrare, mai exact ele trebuie pastrate 5 ani, fie 10 ani, fie 50 de ani.
Documente care trebuie pastrate pentru o perioada de 5 ani: bonuri de consum, dispozitii de livrare, note de receptie, fise de magaazie, liste de inventariere, chitante, ordine de deplasare, dispozitii de plata sau de incasare, deconturi de cheltuieli, angajamente de plata, decizie de imputare, note de creditare.
Registrele de contabilitate sunt documentele care trebuie pastrate timp de 10 ani, iar statele de plata sunt cele care trebuie pastrate pentru o perioadda de 50 de ani.
Aceeste reguli de pastrare a documentelor sunt aplicabile societatilor comerciale, companiilor nationale, corporatiste si institutiilor publice.
Distrugere documente arhiva si reciclarea deseurilor rezultate
La atingerea termenului de expirare, informatiile gasite in documentele pe suport de hartie trebuie eliminate definitiv. Firmele contractate in acest sens, se vor ocupa de procesul de distrugere documente arhiva dar si de partea de reciclare a deseurilor rezultate in urma acestei actiuni.
La finalul procesului de distrugere documente arhiva se elibereaza un contract de confidentialitate, pentru ca entitatile sociale sa fie sigure ca informatiile eliminate nu vor fi folosite in alte scopuri.
Partea de reciclare a deseurilor de hartie rezultate in urma actiunii de eliminare a informatiilor a caror data de pastrare a expirat, este reglementata de lege si trebuie executata in mod corect.
Dupa distrugerea documentelor cu continut sensibil, firma contractata are obligatia de a se ocupa de reciclarea deseurilor, care fie se realizeaza la sediul firmei catre care s-a externalizat sarcina de eliminare a informatiilor, fie firma respectiva se angajeaza sa colaboreze cu un reciclator autorizat.
Reciclarea reprezinta procesul tehnologic prin care deseurile sunt transformate fie in materie prima, fie in obiecte utilizabile.
Managementul deseurilor reprezinta una dintre obligatiile fiecarei entitati comerciale care este aplicabila si in cazul persoanelor fizice. Asadar, suntem obligati prin lege sa colectam selectiv deseurile din propria locuinta, asa cum si comapniile au obligatia de a colecta selectiv deseurile din cadrul organizatiei.
Partea de colectare selectiva a deseurilor este primul pas spre reciclare si este unul dintre cele mai importante actiuni, deoarece in cazul in care colectarea selectiva nu se face in mod corect, se ingreuneaza procesul de reciclare.
Mai mult decat atat, in cazul in care se amesteca deseurile reciclabile cu cele nereciclabile, exista riscul ca deseurile eligibile pentru reciclare sa fie contaminate si sa devina deseuri menajere.
Asadar, in acest sens, autoritatile ne pun la dispozitie containere de profil destinate fiecarei categorii de deseuri iar nerespectarea colectarii selective duce la sanctiuni.
Importanta procesului de reciclare hartie
Fiindca suntem indivizi consumatori, ne confruntam pe zi ce trece cu un numar coplesitor al deseurilor rezultate in urma consumului fie el individual, fie industrial.
Numarul mare al deseurilor duce inevitabil la poluare si la scaderea calitatii aerului.
Prin reciclare evitam aglomerarea depozitelor de deseuri, mai mult decat atat, evitam ca deseurile sa ajunga la gropile de gunoi. Pe langa aspectul inestetic, gropile de gunoi afecteaza sanatatea comunitatilor care locuiesc in aproprierea acestora.
Deseurile ajunse in mediul natural afecteaza calitatea solului din cauza degradarii lente. Calitatea aerului este de asemenea afectata dar si viata animalelor care pot incerca sa se hraneasca cu aceste reziduuri.
De asemenea, prin reciclare minimizam cererile pentru materie prima, in cazul hartiei este vorba de cererea crescuta de lemn. Asadar, evitam defrisarile si distrugerea habitatelor naturale ale animalelor.
Tot prin reciclare contribuim la cresterea economiei fiindca productia din materie prima este mult mai costisitoare decat procesul de reciclare. Mai mult decat atat, economisim resurse naturale.
Acum ca am stabilit importanta reciclarii, urmatorul pas dupa procesul de distrugere documente arhiva este transportarea deseurilor catre reciclator. Aici, inainte de procesul propriu-zis de reciclare, toate deseurile din hartie sunt impartite pe categorii in functie de calitatea acestora: hartie de inalta calitate (hartia pentru imprimanta), hartie cu calitate medie si hartie cu calitate scazuta (cartonul).
Dupa aceasta categorisire, urmeaza indepartarea impuritatilor (daca este cazul) precum capse sau agrafe metalice.
In continuare, hartia este maruntita (in cazul deseurilor obtinute din distrugerea documentelor financiar-contabile, nu mai este valabil acest pas, fiindca hartia este deja maruntita pentru a face imposibila restaurarea informatiilor), apoi se adauga apa si alte substante pentru a se obtine o pulpa. Rezultatul este intins pentru a forma o peliculua subtire, apoi se indeparteaza exesul de apa prin presare si se obtine hartia pe care o folosim cu totii.
Asadar, dupa distrugerea unui numar mare de documente pe suport de hartie este necesara reciclarea deseurilor rezultate fiindca efectele acestora sunt cu adevarat nocive pentru mediul inconjurator.
Este important ca societatile comerciale sa gaseasca strategii pentru a gestiona deseurile produse, mai mult decat atat, se urmareste transformarea acestora in resurse.
Entitatile fac eforturi sa se orienteze dupa legislatia UE in domeniu pentru un management mai bun al deseurilor.